Как фрилансеру все успевать

Какие инструменты помогают сдавать проекты в срок, вовремя получать оплаты, не забывать строить профессиональное имя, учиться и отдыхать
Маша Сорокина
7 апреля 2019
Статья будет полезна, если вам знакомо что-то из следующего:
Вы одновременно ведете несколько проектов или выполняете несколько задач и не всегда уверены, что успеете сдать все в срок
Вы точно не знаете, все ли оплаты получили, или кто-то вам должен
Вы не успеваете сделать себе сайт, оформить социальные сети, собрать портфолио, кейсы или отзывы клиентов
Вы не успеваете учиться, чтобы развиваться в профессии
Когда не загружены работой вы не знаете, чем заняться
Я – фрилансер с 2012 года. Занималась разными бизнесами: вела кулинарные мастер-классы и званые ужины, делала кейтеринг, работала репортером и редактором, сейчас – делаю тексты для сайтов и настраиваю email маркетинг. Привыкла вести от 1 до 10 проектов параллельно и все делать сама – продажу, работу и сбор оплаты.

Не могу сказать, что у меня есть волшебное решение вышеозвученных проблем, но расскажу, какие инструменты помогают мне не терять контроля. В итоге, я всегда сдаю работу в срок и получаю все оплаты. При этом, прохожу в год по 2–4 курса обучения по профессии. Под каждый свой проект делаю сайт и веду блог, которые помогают находить клиентов. Успеваю отдыхать, проводить время с мужем и маленьким ребенком. Хотя временами все равно выгораю, хандрю или просто сижу без работы. Это часть жизни фрилансера, я это приняла.
Без каких инструментов не обойтись
У меня таких два: календарь и списки дел.

Календарь
Использую Google Calendar. В основном, веб-версию на компьютере, но календарь телефона тоже синхронизирую с google, чтобы всегда иметь доступ. Календарь нужен чтобы:
Напоминать себе о регулярных делах:
Написать пост в блог, заплатить за квартиру, выставить ежемесячный счет, заплатить налог, сделать бекап и тд. В календаре достаточно создать событие один раз и включить функцию повторения (каждую неделю/месяц/день – там много вариантов)
Бронировать время:
Под встречи, созвоны, вебинары, поездки – все, что назначено на конкретный день и конкретное время, и исключает в это время другие дела. Когда событие назначено, ставлю его в календарь. Чтобы вовремя подготовиться, включаю функцию напоминания (за день, час или 15 минут). Когда нужно назначить другую встречу, сначала смотрю в календарь, чтобы проверить, когда свободна.
Вспомнить о каком-то деле в нужный день:
Например, запросить отзыв о своей работе через 3 месяца после сдачи. Или проверить, что оплата, обещанная через неделю, действительно поступила.
Списки дел
Пробовала вести на бумаге и в Stickies (программа на маке, выглядит как стикеры, наклеенные на экран). Со временем это стало неудобно, теперь веду в Trello – это бесплатный веб-сервис, чтобы составлять списки. При желании, к каждой задаче можно добавлять подробное описание, чеклист, дедлайн. Можно расшаривать списки с командой и назначать ответственных, но этим я пользуюсь редко. Там удобно:
Составить список дел на сегодня или завтра, а когда дело сделано – перенести его в список сделанного
Составить список дел по теме: обучение, задачи по своему сайту, идеи постов для блога – чтобы было куда заглянуть, когда появилось время заняться чем-то не по работе
Всегда иметь перед глазами список текущих рабочих проектов, статус и срок сдачи по каждому (когда срок поджимает, он подсвечивается красным)
Как следить за сроками сдачи работ и оплатами
У меня для этого таблица в excel. В строках – список проектов, а в колонках:
Название проекта, имя клиента
Срок сдачи
Статус выполнения (сделано / не сделано)
Сумма
Статус оплаты
Следующие три колонки – моя специфика. Это нужно копирайтеру для строительства имени, подробнее об этом – в следующем разделе:
Получено ли разрешение повесить логотип клиента к себе на сайт
Получено ли разрешение использовать текст в портфолио
Получен ли отзыв
Когда по проекту все сделано, крашу его в зеленый. Это значит, на него можно больше не смотреть. Пока не завершено, держу его в списке текущих проектов в Trello. Указываю там следующее действие по проекту и дедлайн.
Как успевать строить профессиональное имя
Чтобы постепенно формировать репутацию и быть на слуху по своей теме я делаю три вещи.
1
Собираю «медальки»
Когда завершаю проект, прошу у клиента разрешения использовать логотип на своем сайте, а текст – в портфолио. Когда прошло достаточно времени, чтобы клиент мог оценить результаты работы текста, прошу отзыв. Для всего этого есть колонки в таблице статусов проектов. Чтобы не забыть запросить отзыв (обычно, это нужно делать через месяц или больше), ставлю напоминание в календарь.
2
Делаю сайт-визитку
Это задача, в которую надо вложить время один раз, потом достаточно быстро подправлять по необходимости. Торопиться с сайтом не обязательно, лучше делать тогда, когда вы в состоянии конкретно сформулировать свое предложение. С копирайтингом это получилось у меня после двух месяцев практики.

Оторвать от работы время на создание сайта не получалось. В итоге, я создала в Trello список задач по строительству имени, внесла в него сайт. Как только в работе случился первый просвет – посвятила его запуску сайта. Теперь просто добавляю на него новые логотипы, работы и отзывы, когда появляются.
3
Веду блог и социальные сети
Люди, которые подходят к этой задаче серьезно, делают себе жесткий график и контент-план. То есть, ставят в календарь «написать пост», например, раз в неделю и заранее придумывают темы на месяц вперед.

Я отношусь более расслаблено. У меня в Trello есть список идей для будущих постов. Когда появляются новые, я их добавляю. Посты пишу, когда есть время, или когда уже совсем пора (с прошлого поста прошло больше двух недель).
Как успевать учиться
Также в Trello я веду список курсов, которые хочу пройти, и книг, которые хочу прочесть. Он всегда длинный, поэтому я его сортирую, чтобы более срочное было сверху. Когда у меня мало оплачиваемой работы, я переключаюсь на обучение. Если в работе долго нет просвета, начинаю отгораживать для обучения полдня в неделю.

Чтобы продуктивно учиться и заканчивать начатое у меня правило – платить за обучение. Прежде чем заплатить за курс или книгу неизбежно всерьез задумываешься, действительно ли стоит потратить на это время и окупится ли оно. В итоге, принимаешь осознанное решение. А когда деньги уже заплачены, не окупить их – обидно. В итоге, все курсы, в которые я вложила серьезные деньги, я завершаю и окупаю во много раз. Если что-то лежит не сделанное, оно было бесплатным или дешевым.
Как успевать отдыхать
Я из тех фрилансеров, которые спрашивают с себя больше, чем самый страшный рабочий график. Если я не выставляю себе правил, по которым имею право отдыхать, я не отдыхаю. Сейчас у меня правило одного свободного дня в неделю. По умолчанию, это воскресенье. Но если в конкретное воскресенье мне нужно поработать, я стараюсь компенсировать его в другой день.

Когда я оказываюсь наедине с нерабочим днем после недели напряженной работы, я часто бываю в ступоре. Не знаю чем заняться, провожу день потерянно, а в его конце чувствую, что так и не отдохнула. Так вот от этого мне тоже помогает список в Trello. Туда я записываю, что меня радует и восстанавливает, или что я давно мечтаю сделать. Когда выходной наступает, смотрю туда и план на день формируется: гулять, вышивать, собирать пазлы, испечь яблочный пирог, посмотреть с ребенком кино, посидеть в кафе или просто выпить вина и поболтать с мужем.

В итоге, простых бесплатных инструментов (google.calendar , trello и excel) для моих задач вполне хватает.

Поделитесь, чем пользуетесь вы? Что помогает? Обсудить в социальных сетях:
Читать дальше:
Made on
Tilda